Genel olarak stok kontrol; stok miktar ve çeşitlerinin işletmelerin tedarik, üretim ve mali imkânlarına göre en rasyonel ve ekonomik bir şekilde belirlenmesi yöntemidir.
Stok kontrolünde temel amaç malzemenin ne eksik ne fazla fakat yeterli miktarlarda işletmede hazır bulundurularak üretimin yada ticari mal satışının aksatılmadan yürütülmesidir.
Bir başka deyişle:
- İstenilen zamanda
- İstenilen miktarda
- İstenilen yerde
- İstenilen kalitede
malzemenin sağlanabilmesi için ne zaman, ne kadar tedarik edilebileceği sorularına cevap bulma işlemidir.
Bu bölümde mamül, yarı mamül ve hammadde stokların tanımlamaları ve stoklara ilişkin tüm giriş/çıkış irsaliyeleri, sayım işlemleri ve ambarlar arası stok transferi gibi stok hareketleri yapılmaktadır.
Sipariş bölümünde girişi yapılan satın alma ve müşteri siparişleri doğrultusunda otomatik olarak irsaliyeler oluşturulabilmektedir.
Stoklar istenen gruplar altında toplanarak stok grupları bazında detaylı ve kümülatif
stok takip raporları alınabilmektedir.
Depolar arası stok transferi yapılarak, ayrı ayrı depolardaki stok durumları ve/veya tüm depolardaki stok durumları tek bir rapor üzerinden takip edilebilmektedir.
Stoklar için istenen bazda alış/satış fiyat ve iskontoları tanımlanmakta, istenen döviz cinsi üzerinden stok işlemleri yapılabilmektedir. Tanımlanan stok alış/satış fiyat ve iskontoları istenirse cari hesap bazında da tanımlanabilmektedir.
Stok sayımları otomatik olarak yaptırılabilmekte, sayım öncesi ve sayım sonrası envanter ve
sayım fark raporları alınabilmekte, farklar için otomatik sarf/sayım
fişi oluşturulabilmektedir.
Stok maliyetleri isteğe bağlı olarak LIFO, FIFO, Eldeki-OBF, Giriş-OBF maliyet türlerine göre yapılabilmekte ve istenen maliyet türü bazında
maliyet raporları alınabilmektedir.
Stok Rapor Üreticisi sayesinde program içerisindeki hazır raporlar dışında kullanıcı isteğine bağlı olarak, sınırsız sayıda raporlar hazırlanabilmektedir.
Her türlü rapor ve form MS Exchange ile dahili kullanıcılara ve/veya MS Internet Mail ile harici birimlere e-mail olarak gönderilebilmektedir.
Gerek stok rapor üreticisinden hazırlanan raporlar, gerekse program içerisindeki sabit raporlar, OLE desteği sayesinde MS Word, MS Excel ortamına hiçbir ayar yapılmaksızın gönderilebilmektedir.
Stok Modülünün Entegre Çalışma Şekli
Daha öncede belirttiğimiz gibi SentezFlex programında girişi yapılan irsaliyeler cari hesaplarla isteğe bağlı olarak on-line entegre olarak çalıştırılabilmektedir.
Girişi yapılan irsaliyeler doğrultusunda faturalar otomatik olarak oluşturulabilmekte, böylece faturalanmamış irsaliye takibi yapılabilmektedir.
Sipariş bölümünden girilen satın alma ve müşteri siparişleri doğrultusunda da irsaliyeler otomatik olarak oluşturulabilmektedir.
Tanımlanan stok kartlarına muhasebe entegrasyon hesabı tanımlanarak
stok hareketleri muhasebeleştirilebilmektedir.
Takibi yapılan stoklar için gerekli tanımlamalar bu bölümde yapılmaktadır.
Tanımlanan stok kartı üzerinden tüm stokların genel bazda durumu, giriş/çıkış
maliyeti, alış ve satış hareketleri takip edilebilmektedir.
Stok kart tanımlayabilmek için Stok modülünden
Stok Kartı seçilir. Ekrana gelen stok kartı üzerinde gerekli tanımlamalar
yapılır.
Şekil 1 Stok Kartı
Stok Kodu alanında, tanımlanacak stoğun program içerisinde takibini sağlayacak kod numarası yazılır. Stok Kodu maksimum 15 hane olabilir. Yazılan kod numarasına daha önceden başka bir hesap tanımlanmış ise bu karta ait bilgiler otomatik olarak gelir.
Stok kartlarına atanacak stok kodlarının, işletmenin ürün çeşitliliğini belirgin bir şekilde gruplandırmasını sağlayacak yapıda olması gerekir. Bu sayede istenen ürün grubuna ait hareketler daha hızlı, anlaşılır ve sağlıklı raporlanabilecektir.
Stok Adı alanına tanımlanan stoğun tam ismi yazılır. Bu alana maksimum 50 karakter yazılabilir.
Stok kodu alanına bir değer yazılmadan, stok adı alanına bir değer yazıldığında kayıt işlemi gerçekleşmez.
Stok Grubu alanı, ilgili stoğun grubunun belirtileceği yerdir. Bu alan üzerindeyken “Kart (Shift + F9)” butonu kullanılarak yeni bir “Grup Kartı” açılabilir ya da daha önceden tanımlanan grup kodları çağrılabilir. (Liste – F9) Atanan bu grup kodlar daha sonra rapor filtrelerinde kullanılarak sadece istenen ürün grubuna ait raporlara ulaşılabilir.
Giriş Tarihi, açılan stok kartının sisteme giriş tarihinin yazıldığı alandır. Bu alan istenirse boş geçilebilir..
SentezFlex programında bir stok üç değişik birim üzerinden takip edilebilmekte ve işlem yapılabilmektedir. Stok hareketlerinin yapıldığı
birimler, sırasıyla stok kartında tanımlanmalıdır.
Birim – 1, açılan stok kartının biriminin belirileceği alandır.
Birim – 2, stoğun varsa ikinci biriminin belirtileceği alandır.
Birim – 3, stoğun varsa üçüncü biriminin belirtileceği alandır.
Örneğin;
Birim – 1: |
Adet |
||
Birim – 2: |
Paket |
12 |
1 |
Birim – 3: |
Koli |
120 |
1 |
Yukarıdaki örnekte,
12 Adet, 1 Paket’i
120 Adet, 1 Koli’yi oluşturmaktadır
.
 |
Bu alanda ekrana gelen stok birim listesi üzerinde seçimi yapılmak istenen stok birimi yer almıyor ise ilgili tanımlamanın SentezFlex Yükleme Programı/Genel Parametreler bölümünden yapılması gerekir. |
|
Üç birim üzerinden işlem gören bir stokun, asıl takibi adet üzerinden yapılacak ise stok kartında yapılan tanımlamada Birim - 1 alanına "Adet" birimi tanımlanmalı, sonra sırasıyla diğer birimler tanımlanmalıdır. |
Barkodu – 1, açılan stok kartının birinci birimine ait barkod numarasının tanımlanacağı ve barkod türünün seçileceği alandır. İsteğe bağlı olarak bu alan otomatik doldurulabilir.
Barkodu – 2, açılan stok kartının ikinci birimine ait barkod numarasının tanımlanacağı ve barkod türünün seçileceği alandır.
Barkodu – 3, açılan stok kartının üçüncü birimine ait barkod numarasının tanımlanacağı ve barkod türünün seçileceği alandır. Üç birim üzerinden de barkodlu işlem yapılacak ise, her birim için barkod numarası tanımlanır. Birim bazında tanımlanan stok barkodları, kart ekranının sağ kısmında yer alır
KDV Oranı % alanında stoklara ait KDV oranları tanımlanır. Bu alana SentezExcellent Yükleme Programı/Genel Parametreleri bölümünde tanımlanan ilk KDV oranı öndeğer olarak gelir. İstenilen KDV oranını bu alana getirebilmek için kart üzerinde, parametreler bölümünde tanımlanan KDV oranı sıra numarası yazılır. İstenilen KDV oranı tanımlanmamış ise, ilgili tanımlamanın Genel Parametreler bölümünden yapılması gerekmektedir.
Vade opsiyonu, açılan stok kartı ile ilgili vade tanımlamasının yapılacağı alandır.
Kritik Stok Miktarı alanına, Birim-1 alanında tanımlanan birim cinsi üzerinden
stoğun kritik stok miktarı tanımlanır.
Optimum Stok Miktarı alanına, Birim-1 alanında tanımlanan birim cinsi üzerinden stoğun optimum stok miktarı tanımlanır.
Alış iskontosu, alanına tanımlanan oranlar, ilgili stok kartının stok veya fatura fişlerinde kullanılması halinde, fişlerin detay kısmında bulunan “Isk-1” “Isk-2” “Isk-3” alanına öndeğer olarak gelecektir.
Satış iskontosu, alanına tanımlanan oranlar, ilgili stok kartının stok veya fatura fişlerinde kullanılması halinde, fişlerin detay kısmında bulunan “Isk-1” “Isk-2” “Isk-3” alanına öndeğer olarak gelecektir.
 |
Kritik Stok ve Optimum Stok miktarı alanlarında yapılan tanımlamalar doğrultusunda, stok tedarik raporları alınabilmektedir. |
Stok Kartı Fiyat Penceresi
Bu bölümde stoklara ilişkin 5 değişik alış ve satış fiyatı tanımlanmaktadır, tanımlanan fiyatlar stoklar ile ilgili yapılan, sipariş, fatura ve irsaliye hareketlerine stok birim fiyat ön değeri olarak gelir.
Şekil 2 Stok Kartı
Fiyat Açıklama alanına, tanımlanacak fiyat açıklaması yazılır.
(Toptan Fiyat, Perakende Fiyat, 2.Kalite, DM, USD v.b. gibi)
Fiyat Açıklama alanına SentezFlex Yükleme Programı/Stok
Parametreleri bölümünde tanımlanan fiyat açıklamaları ön değer olarak
gelir, isteğe bağlı olarak stok kartı üzerinden de değişiklik yapılabilir
.
Alış Fiyatı alanında stoğun alış fiyatı tanımlanır. İlk satırda tanımlanan alış fiyatı stoklara ilişkin yapılan tüm alış işlemlerinde birim fiyat ön değeri olarak
gelir. Diğer alanlarda tanımlanan stok alış fiyatları, hareket girişi esnasında fiş içerisinden seçilebilmektedir.
Satış Fiyatı alanında stoğun satış fiyatı tanımlanır.
İlk satırda tanımlanan satış fiyatı stoklara ilişkin yapılan tüm satış işlemlerinde birim fiyat ön değeri olarak
gelir. Diğer alanlarda tanımlanan stok satış fiyatları, hareket girişi esnasında fiş içerisinden seçilebilmektedir.
|
Bu bölümde tanımlanan stok alış ve satış fiyatları, Stok kartı genel penceresi Birim-1 alanında tanımlanan birime göre verilmelidir, stokun diğer birimleri üzerinden işlem yapıldığında, program tanımlanan fiyat ön değerini otomatik olarak 2. ve 3. birimlere çevirir. |
Bu bölümde Cari Hesap ve Stok bazında alış/satış fiyatlarıda tanımlanabilmektedir.
Ekran üzerinde bulunan Stok/Cari Hesap Fiyatları düğmesine basılırsa, Stok/Cari Hesap Bazında Fiyat Tablosu ekranı gelir. Bu ekranda stok bazında cari hesap fiyatları tanımlanır.Bir başka deyişle, bir stok kartının hangi carilere, hangi fiyattan satılacağı-alınacağı tanımlanır.
Şekil 3 Stok Kartı/Fiyat Tanımlama
Stok Kodu alanına, stok kartında tanımlanan stok ön değer olarak gelir. F9 tuşu veya liste düğmesi ile ekrana gelen Stok Kartları lisesinden de fiyat tanımlaması yapılacak stok seçilebilir.
Stok fiyatının tanımlanacağı cari hesap, Cari Hesap Kodu alanında F9 tuşu veya liste düğmesi ile ekrana gelen Cari Hesap Kartı Listesi üzerinden seçilir veya cari hesap kodu direkt olarak da yazılabilir.
Seçimi yapılan cari hesabın ünvanı Cari Hesap Açıklama alanına otomatik olarak gelir. Alış Fiyatı ve Satış fiyatı alanlarına seçimi yapılan cari hesap için geçerli olacak stok alış/satış fiyatları ve iskontoları tanımlanır.
Ekran üzerinde Cari Hesap/Stok Fiyatları düğmesine basılırsa, Cari Hesap/Stok Bazında Fiyat Tablosu ekranı gelir. Bu ekranda cari hesap bazında fiyat tanımlaması yapılır.
Şekil 4 Stok Kartı/Fiyat Tanımlama
Cari Hesap Kodu alanında, F9 tuşu veya liste düğmesi ile ekrana gelen Cari Hesap Kartları lisesinden fiyat tanımlaması yapılacak cari hesap seçilebilir. Cari hesap kodu direkt olarak da yazılabilir.
Stok Kodu alanında F9 tuşu veya liste düğmesi ile ekrana gelen Stok Kartları Listesinden, seçimi yapılan cari hesap için fiyat tanımlanacak stok seçilir. Stok kodu direkt olarak da yazılabilir.
Seçimi yapılan stoğun ismi Stok Açıklama alanına otomatik olarak gelir. Seçilen stoğun cari hesap için uygulanacak alış/satış fiyat ve iskonto oranları tanımlanır.
Stoklara
ilişkin özel kod tanımlamalarının ve istenen ek bilgi girişlerinin yapıldığı bölümdür.
Stok kartına ilişkin 10 değişik alfanümerik ve 3 değişik nümerik değer verilebilecek özel alan tanımlaması yapılabilmektedir. (Ürün Cinsi, Dağıtım, İmal Tarihi
gibi)
Bu bölümde tanımlanan stoklarla
ilgili istenilen açıklama bilgileri detaylı olarak tanımlanır.
Açıklama
bilgileri yazılarak Açıklamayı Kaydet düğmesi ile bilgiler kayıt edilmiş olur. Stok
hareketlerinin muhasebeleştirilmesi için stok kartı entegre penceresinde yer alan
stok muhasebe hesaplarının tanımlanması gerekir.
Stok Muhasebe Hesabı alanında, stok için yapılan mal alım, alınan konsinye, alınan fason fatura gibi
tüm alış işlemlerinin entegre edileceği hesap kodu bu alana yazılır. Satılan Malın Maliyeti Muhasebe Hesabı, alanına satışı yapılan ticari malların, maliyet hesapları yazılır. (Sürekli envanter yöntemi) Bu yöntemin kullanılabilmesi için SentezFlex Yükleme Programı/Fatura Parametrelerinden “Satış Fişinde Muhasebe Entegrasyonu (SMM)” EVET olarak seçilmelidir. Satış İade Hesabı alanına, stokun satış iade faturalarının muhasebe entegrasyon kodu yazılır.
Alış Iskontosu Hesabı alanına, mal alışlarında uygulanmış olan iskonto tutarlarının aktarılacağı muhasebe hesap kodu yazılır.
Satış Iskontosu Hesabı alanına, mal satışlarında uygulanmış olan iskonto tutarlarının aktarılacağı muhasebe hesap kodu yazılır.
Şekil 5 Stok Kartı/Özel
Özel kod alanı üzerindeyken “Kart” (Shift + F9) butonu kullanılarak Özel Kod Kartı açılabilir ve daha sonra alan üzerindeyken Liste (F9) butonuyla açılan özel kart seçilir.
Özel kod alan başlıkları SentezFlex Yükleme Programı/ Stok Parametreleri bölümünden yapılmaktadır. Özel penceresinde stoklar için tanımlanan özel kodlara göre, filtrelendirme yapılabilir, detaylı ve kümülatif raporlar alınabilmektedir.
Şekil 6 Stok Kartı/Açıklama
Şekil 7 Stok Kartı/Entegre
Satış Muhasebe Hesabı alanında, stok için yapılan toptan/perakende satış, verilen fiyat farkı, verilen fason fatura gibi
tüm satış işlemlerinin entegre edileceği muhasebe entegrasyon kodu bu alana yazılır.
Üretim Maliyet Hesabı alanında,
üretimde kullanılan stok için üretim maliyet hesabı bu alana tanımlanır.
Üretim Gider Hesabı alanında,
üretimde kullanılan stok için üretim gider hesabı bu alana tanımlanır.
Alış İade Hesabı alanında, stoğun alış iade faturalarının muhasebe entegrasyon kodu bu alana yazılır.
|
Stok alış iadeleri tek bir hesapta takip ediliyor ise ilgili alış iade hesabı SentezFlex Yükleme Programı/Genel Parametreleri bölümünde Şirket Kartı Fatura penceresinde yer alan Alış İade Hesabı alanında tanımlanabilir. Alış iadelerin tek hesaba entegre edilmesi için Fatura parametrelerindeki Alış iade entegrasyonu şirket kartından parametresinin aktif hale getirilmesi gerekir. |
Şekil 7.1 Şirket Kartları
Stok bölümünde tanımlanan tüm stokların hareketleri hesap planı üzerinde tek hesapta takip edilecek ise ilgili hesaplar SentezExcellent
Yükleme Programı/Genel Parametreleri bölümündeki Şirket Kartı Stok penceresinde tanımlanır.
Bu şekilde yapılan entegrasyon tanımlamasında, tüm stoklar tek bir hesaba entegre edilmiş olur. Muhasebe de detaylı olarak stok takibi yapılmayacağı durumlarda bu yöntem
izlenebilir.
3)Tanımlanan stokların belirli gruplar halinde entegre edilmesi;
Şekil 7.2 Stok Grup Kartları
Stok kartlarına atanan “Grup Kodları” sayesinde, stoklar sadece gruplar halinde entegre edilebilir. Bu yöntemin kullanılabilmesi için entegrasyon kodları Grup Kartlarına yazılmalıdır ve SentezFlex Yükleme Programı/Stok Parametrelerinden “Stok Entegrasyon Kodları Grup Kartlarından Alınacak” ifadesi EVET olarak seçilmelidir.
Stok Kartı Durum Penceresi
Stok kartı durum penceresinde, ilgili stoka ait merkez ve diğer ambarlardaki stok durumları, toplam giriş ve çıkış miktar ve tutarları, alınan ve verilen sipariş miktarları gerçek ve fiili stok miktarları takip edilebilmektedir.
Şekil 8 Stok Kartı/Durum
|
Stok kartı durum penceresindeki alanlara ilgili stok hareket gördükçe bilgiler otomatik olarak yansır, stokun genel hareketlerini baz alır, tarih kısıtlaması yapılamaz ve bu alanlara müdahale edilemez. |
Bu pencere üzerinde yer alan tüm miktar ve tutar bilgileri, Genel penceresinde Birim-1 alanında stok için tanımlanan birimi baz almaktadır.
Stok Kartı Depo Penecersi
Stok kartı depo penceresinde, ilgili stokun depo bazında toplam giriş miktarı, toplam çıkış miktarı ve depo bazında kalan stok durumu takip edilebilmektedir.
Şekil 9 Stok Kartı/Depo
|
Bu pencere üzerinde yer alan bilgiler, Genel penceresinde Birim-1 alanında stok için tanımlanan birimi baz almaktadır. |
Stok kartı depo penceresinde, ilgili stokun depo bazında toplam giriş, toplam çıkış ve kalan stok durumu izlenebilmektedir.
Stok kartı depo penceresindeki alanlara ilgili stok hareket gördükçe bilgiler otomatik olarak yansır, bu alanlara müdahale edilemez.
Stok Kartı Aylık Penceresi
Bu bölümde stokların kart üzerinden ay bazında toplam alış miktar tutarı ve toplam satış miktarı-satış tutarı takip edilebilmektedir.
Şekil 10 Stok Kartı/Aylık
Bu ekran üzerinde yer alan aylık alış/satış tutar ve miktarları sadece ilgili aya ait miktar ve tutarları göstermektedir, bir önceki ay devrini almaz.
Stok kartı aylık penceresindeki alanlara ilgili stok hareket gördükçe bilgiler otomatik olarak yansır, bu alanlara müdahale edilemez.
Stok Kartı Resim Penceresi
Daha önce tanımlanmış olan stok kartının, tamamının silinmesi için kullanılır. Eğer bu stok kartı herhangi bir fişte kullanıldıysa iptal işlemi gerçekleşmez.
Kısayol Tuşları: F6
Daha önce tanımlanmış olan stok kartının, “Stok Kodu” bilgisinin değiştirilmesinde kullanılır.
Tanıtılan stoğun resmi kayıtlı ise bu bölümde görebiliriz. Resmin stok kartında görülebilmesi için, SentezFlex Programının çalıştığı klasörün içerisinde bulunan “RESIM” klasörüne (yoksa manuel oluşturulabilir) stoğun resmi BMP ya da JPEG formatında atılmalıdır ve bu resmin, adı“S” + Stok Kodu olmalıdır. Örneğin “153.50.001” kodlu bir stok kartı için RESIM klasörünün içinde “S153.50.001” isimli bir BMP ya da JPEG dosyası olmalıdır..
Şekil 11 Stok Kartı/Resim
Stok Kartı Üzerinde Değişiklik
Stok
kartı üzerinde değişiklik işlemi yapılacak ise, Stok Kodu alanında,
F9 tuşu veya liste düğmesi ile ekrana gelen stok kartları listesinden değişiklik
yapılacak stok seçilir. Stok kodu direkt olarak da yazılabilir. Kart bilgileri ekrana geldikten sonra istenilen
değişiklikler yapılır.
Stok ile ilgili istenen değişiklik yapıldıktan sonra, kayıt düğmesi
veya F5 tuşu ile yapılan değişiklik kayıt edilmiş olur.
Kısayol Tuşları: F8
Şekil 12 Stok Kodu Değiştirm
Kaynak Stok Kodu alanına, değiştirilmek üzere ekrana alınan hesap kodu ön değer olarak gelir. Hesap kodu direkt olarak da bu alana yazılabilir.
Hedef Hesap Kodu alanına, hesabın yeni kodu yazılır.
Hesap kod değiştirme işlemi yapıldığında, hesabın eski kod ile yapılan tüm hareketler otomatik olarak yeni koda aktarılır.
Daha önce tanımlanmış olan stok kartının, stok kodu bilgisinin kopyalanmasında kullanılır.
Kısayol Tuşları: SHIFT + F8
Şekil 13 Stok Kodu Değiştirme
Kaynak Stok Kodu alanına, kopyalanmak üzere ekrana alınan hesap kodu ön değer olarak gelir. Hesap kodu direkt olarak da bu alana yazılabilir.
Hedef Hesap Kodu alanına, hesabın yeni kodu yazılır. Bu alana daha önce tanımlanmış bir Stok Kodu yazılırsa kopyalama işlemi gerçekleşmez.
Cari Hesap Bazında Fiyatlar Kopyalanacak opsiyonu seçildiğinde “Stok/Cari Hesap Fiyatları” ve “Cari Hesap/Stok Fiyatları” alanlarına tanımlanan değerler de yeni karta kopyalanır.
Hesap Kodu Kopyalama işlemi ile sadece hesabın kart üzerinde tanımlanan bilgileri kopyalanmış olur. Hesabın görmüş olduğu hareketler kopyalanmaz
Stok kartı ekranındayken ya da stok fişi girişi sırasında, bulunulan ekrandan çıkmadan da ilgili stoğa ait ekstre alınabilir.
Kısayol Tuşları: SHIFT + F4
Stok Kartı üzerinden alınan Stok Kartı Ekstresinde de belirli bir tarih aralığı, fiş tipi gibi kısıtlamalar yapılabilir. .
Şekil 14 Stok Ekstresi
Hesap ekstresi ekrana geldikten sonra, başlık alanlarına (Fiş Tarihi, Fiş Tipi, Cari Hesap, Depo gibi) tıklayarak istenilen bazda sıralayabilir ve aralarından sadece istediklerimizi ayırabiliriz. Ayrıca Customize butonuna tıklayarak veriler arasında birden fazla süzme uygulayabiliriz.
Şekil 15 Stok Ekstresi