SentezDelux Ön Büro

Otel Durum Tablosu (Hotel Status)
Otel Durum Tablosuna bilgi girişi yapılamaz. Oda bazında takip açısından gerekli olan bilgiler otomatik olarak bu tabloya aktarıldığından oda durumları, dolu yada boş olma gibi özellikleri,oda genel bilgileri görülür.
Arızalı Oda, Gelen Oda, Beklenen Oda, Ayrılacak Oda, Toplam Dolu Oda alanlarında düğmeler tıklanarak ilgili durumlara ilişkin Oda Listeleri ekrana alınır.

Şekil 15 Otel Durum Tablosu

Forecast Chart
Acentaların veya münferit misafirlerin yapmış oldukları rezervasyon dağılımlarının gün, oran, doluluk bazında takip edildiği rapor ekranıdır. Günler üzerine gelinip sağ tıklanarak açılan liste üzerinden Otel Durum Tablosu, Rezervasyon Listesi, Check - In Listesi yada Doluluk Detayı ekranlarına ulaşılabilir.

Şekil 16 Forecast Chart

Bu ekranda önceki ve sonraki dönemlere ait doluluk oranlarını izleyebilmek için Önceki Periyod (F3) ve Sonraki Periyod (F2) butonları tıklanır.
Ayarla düğmesi tıklanarak Forecast Chart ekran boyutlarını değiştirmek için boyut ayarlamaları yapılır. Ayarla özelliği ile Forecast Chart ekranının üstten soldan alacağı boşluk ile genişlik ve yüksekliği ayarlanır.Forecast Chart Ayarları ekranında Kontenjanları Göster kutusu işaretlenirse odalara ayrılan kontenjanlar da Forecast Chart ekranında görülür.

Availability
İstenilen periyoda göre oda durumlarının ve oranlarının gösterildiği penceredir. İstenilen tarihe gitmek; üzerindeki takvim sayesinde çok kolay gerçekleşir. Ayarlanan periyodun 15 gün olduğunu varsayalım. Önceki periyod ve sonraki periyodu görmek de tek tuş kadar yakındır.

Şekil 17 Availability Form

Mouse ile sağ tıklama yapılarak gelen menüden Önceki Dönem(Shift + F3) seçildiğinde belirlenen periyod kadar önceki bilgilerin görülmesi sağlanır
Önceki Gün(F3) ve Sonraki Gün(F2) seçildiğinde isimlerinden de anlaşılabileceği gibi bir gün öncesine ve sonrasına ulaşılır.
Sonraki Dönem(Shift + F2) alanına belirlediğimiz periyod kadar sonraki bilgilere ulaşılır. Yenile alanında girilmiş olan tüm bilgiler güncelleştirilir.

Resepsiyon
Otele ait yerleşim planı bu form üzerine yansıtılarak hangi odaların deniz manzaralı, hangi odaların köşe oda olduğunu ve hangi kartlarda bulunduklarını bulmak kolaylaşır. Bu bilgiler parametrik olmakta ve istenilen özellikler odalara yansıtılabilmektedir.

Şekil 18 Resepsiyon

Resepsiyon bölümünde odalar üzerinde iken mouse ile sağ tıklama yapılarak resepsiyon bölümünde yapılabilecek işlemlerin bulunduğu menü açılır.
Menü üzerinde;
Check-in Bilgisi tıklanarak kişiye ait olan check-in bilgisi ister seçim yapılarak ister F4 tuşuna basılarak görülür.
Check-in tıklanarak Otele müşteri girişi (check-in) işlemi yapılır.(SHIFT+F4)
Geri Al Check-in tıklanarak Rezervasyonu olan bir müşteri yanlışlıkla Check-in işlemine uğramışsa tekrar rezervasyonlu haline getirmek için Geri Al Check-in veya CTRL+F4 seçeneği seçilerek yapılır.
Oda Durumu tıklanarak odanın durumu ile ilgili bilgi tanımlanır. ( Temiz ve Kirli )
Hotel Kart Bilgileri tıklanarak kişiye ait olan Hotel Kart Bilgisi ekrana alınır.
Ana Folyo Bilgisi tıklanarak yada F6 tuşuna basılarak Ana Folyo Dökümü alınır.
Ekstra Folyo Bilgisi tıklanarak yada (SHIFT + F6) tuşları ile kişiye ait olan ekstra folyo bilgisine ulaşılabilir.
Fiş İşlemleri tıklanarak yada (CTRL+F) tuşları ile seçim yapılan oda ile ilgili tüm fişler hızlı bir biçimde işlenebilir.
Tahsilat İşlemleri tıklanarak yada (CTRL+T) tuşları ile Misafir tahsilat işlemleri yapılabilir. Bu işlem ile kişinin ödemiş olduğu meblağ ana folyo bilgisinden düşerek ödenmiş olarak gözükür.
Misafir Mesajları tıklanarak yada (F7) tuşuna basılarak kişiye ait olan misafir mesajları doldurulur ve kayıtlarda saklanması sağlanır. Misafire mesaj ulaştırılana kadar Oda üzerinde mektup resmi görülür.
Uyandırma Mesajları tıklanarak yada (SHIFT+F7) tuşlarına basılarak kişiye ait olan uyandırma mesajları doldurulur ve kayıtlarda saklanması sağlanır. Eğer santral üzerinden uyandırma işlemi yapılabilmekte ise SentezDelux programı bu özelliğe uyum sağlar. Uyandırma mesajı olan odaların üzerine gelindiğinde Çan resmi uyandırma tarihine kadar görülür.
Check-out tıklanarak yada F8 tuşuna basılarak misafir otelden ayrılacak ise Check-out işlemi başlatılır.
Tarihçesi tıklanarak Check-in kartı üzerinde yapılmış olan değişiklikler ekrana yansır ve değişiklik yapılmadan önceki değerleri gösterip tarih saat olarak bilgilendirir.
Ekran Düzenleme seçeneği sayesinde ekranda gözükmekte olan Resepsiyon penceresi üzerindeki kartlar üzerinde değişiklik yapılabilir programın sağlamış olduğu ekran ayarlamalarından yararlanılır.

Room Rack
Oteldeki odaların tablo olarak gösterildiği penceredir, bu pencere üzerinde mevcut odaların bilgilerine ulaşmak için ilgili oda üzerinde sağ tıklama yapmak yada Detay düğmesinu tıklamak gerekir. Periyodik olarak önceki ve ileriki günler ile ilgili oda durumlarını görmek için Önceki Gün (F3 ) ve Sonraki Gün (F2) butonları tıklanır.
Detay düğmesi tıklanarak açılan liste üzerinden istenilen ekrana girilip işlemler yapılır.

Şekil 19 Room Rack

Check - In Seç (Ctrl + F3)
Ana folyo ve Ekstra folyo birleştirme işlemleri için kullanılan Check-in seçeneği ile ister tüm folyolar, ister sadece ana folyolar, isteğe bağlı olarak da sadece ekstra folyoları birleştirmek mümkündür.
Oda Bilgisi (F4)
İstenilen Check-in kaydına ait olan check-in kartı ekrana taşınır.
Check -In (Shift + F4)
Check - In Kartının açılmasını sağlar. İstenilen değişiklikler Check - In Kartı üzerinde yapılarak kaydedilebilir.
Geri Al Check - In
Odaya yapılmış olan Check In işlemini iptal eder.
Oda Durumu (F5)
Boş oda üzerinde tıklanır. Oda durumunu kirli olarak göstermeye yada kirli olan bir odayı temizlendikten sonra temiz olarak göstermeye yarar.
Room Change (Ctrl + R)
Oda değişikliği yapmaya yarar. Değişiklik yapılacak oda üzerine gelindikten sonra Room Change veya CTRL+R tuşuna basılır. Gelen menüye oda numarası yazıldıktan sonra Tamam tuşuna basmak gerekli Oda Değişikliğini yapmak için yeterlidir.

Hotel Kart Bilgileri
Hotel Kartları; otelinizdeki müşterilerin Check-In olduğu günden itibaren Check-Out
olacağı güne kadar harcamalarını para ile değil de kendilerine özel olarak açılan kartlarla yaptıkları harcamaları takip etmek ve Check-Out sırasında Kart Bilgilerine dönülerek işlemleri gerçekleştirmek amacıyla tanımlanır.

Şekil 20 Hotel Kart Bilgileri

Kart No alanında müşteriye özel olan kart numarası girilir.
Ana Kart No alanında Check - Out esnasında ödemeyi yapacak kişinin Ana Kart numarası girilir.
Limit alanına müşterinin isteği doğrultusunda harcamalarına kısıtlama getirmek amacıyla belli bir
tutar yazılır. Limit alanının sağ tarafına yapılan harcamalardan sonra harcanan meblağ; otomatik olarak gelir.
Döviz Limit alanına müşterinin isteği doğrultusunda Dövit Limit sınırı yazılır. Döviz Limit alanının sağ tarafına yapılan harcamalardan sonra harcanan meblağ; otomatik olarak gelir.
İskonto alanına uygulanacak iskonto oranı yazılır.
Tipi alanında müşteriye verilen kartın tipi seçim penceresi tıklanarak seçilir. (Normal, Ödenmez, Uyarılı, Limitsiz)
Açıklamalar alanına uygun açıklama bilgisi yazılır. Örneğin bulunduğu Oda numarası bilgisi girilebilir.
Kullanımda alanında kart kullanımda ise işaretleme yapılır. Kartı kullanan kişi Check - Out yapmış ise bu işaret kaldırılır.

Girilen Hotel Kart Bilgileri F5 tuşu yada Kayıt düğmesi tıklanarak kaydedilir.

Ana Folyo Bilgisi (F6)
Ekrana ilk olarak Folyo Filtresi gelir. Gerekli filtrelemeler yapıldıktan sonra Tamam düğmesi tıklandığında Ana Folyo Dökümü ekrana alınır.
Ekstra Folyo Bilgisi (Shift + F6)
Kişiye ait olan ekstra folyo bilgisi seçim yapılarak yada SHIFT+F6 tuşlarına basılarak görülür.
Fiş İşlemleri (Ctrl + F)
İlgili Fiş Kartı açılır. Girişi yapılıp Kayıt düğmesi tıklanarak kaydedilebilir.
Tahsilat İşlemleri (Ctrl + T)
Misafir tahsilat işlemleri Tahsilat İşlemleri yapılır. Bu işlem ile kişinin ödenmiş olan meblağ folyo bilgisinden düşer ve ödenmiş olarak gözükür.
Misafir Mesajları (F7)
Misafir Mesajları Listesi açılır. Yeni düğmesi tıklanarak Misafirlere ait olan misafir mesajları doldorulur. Tamam düğmesi ile girilen Tarih, Saat ve Mesaj kaydedilir. Room Rack bölümünde oda üzerine mesaj iptal edilene kadar mektup resmi görünür.
Uyandırma (Shift + F7)
Uyandırma Bilgileri penceresi açılır.Misafirlerin istekleri doğrultusunda (+)Ekle düğmesi tıklanarak Uyandırma Tarih ve Saati girilir. Kaydedilerek Çıkış düğmesi ile Uyandırma Penceresinden çıkılır. Room Rack tablosunda ilgili oda üzerine çan resmi gelir. Uyandırma tarihine kadar mouse ile oda üzerine gelinip tıklandığında Uyandırma Bilgileri görünür.
Check – Out (F8)
Misafir otelden ayrılacak ise Check-out seçeneği ile Check-out işlemi başlatılır.
Tarihçesi
Misafirin önceki konaklamalarına ait Check - In tarih bilgisi ve önceki Check - Out işlemlerinde ödemiş olduğu tutarlar ekrana alınır.
Geri Al Check-Out (Shift + F8)
Check - Out işlemi yapılmış odalarda sağ taraf yada Detay düğmesi tıklandığında Check out işlemi
Geri Al Check-Out (Shift + F8) seçilerek yapılır. "Check - Out işlemini geri almayı onaylıyor musunuz?" soruna cevap "Evet" olarak verilirse Check - Out işlemi iptal edilmiş olur.

Rezerve edilmiş Odaların Listesini görmek için boş oda üzerinde iken sağ taraf yada Detay düğmesi tıklanarak Beklenenler Listesine ulaşılır. Liste üzerinde iken odaya gelmesi beklenilen misafir için sağ tıklama ile Oda Blokajı seçilir. Oda; üzerinde iken Detay düğmesi tıklanarak Geri Al Blokaj ifadesi seçildiğinde boş konumuna gelir. Beklenenler Listesi üzerinde iken işlem tarihine uygun olarak sağ taraf tıklanırsa Check - In seçimi ile Rezervasyonlu misafirlerin odaya Check - In yapması sağlanır.

Şekil 21 Beklenenler Listesi

Room Plan
Tüm odaların bir pencerede görülmesini sağlayan bu menünün özelliği üzerinden ilgili işlemlerin yapılabilmesi ve 9 günlük periyodlarda odaların durumlarının görülmesine olanak sağlamaktır.

Şekil 22 Room Plan

Boş Oda Listesi
Boş Oda Listesi bölümünde, filtreleme yapıldıktan sonra Tamam düğmesi tıklanarak boş odaların listesi alınır, filtrede kısıtlamalar yapılarak istenilen bilgilere daha çabuk ve kolay ulaşılabilir.

Şekil 23 Boş Oda Listesi

Beklenenler Listesi (Arrivals List)
İşlem tarihinde gelecek olan misafirlerin liste olarak izlenebildiği penceredir, ilgili satır üzerinde Detay düğmesi tıklanarak ilgili diğer bilgilere ulaşılabilir.
Check-In (Shift + F4) seçilerek Beklenenler Listesinde rezervasyonu yapılmış beklemede olan misafir için Check - In işlemi başlatılır.

Şekil 24 Beklenenler Listesi

Ayrılacaklar Listesi(Departures List)
İşlem tarihinde otelden ayrılacak olan misafirlerin liste olarak izlenebildiği penceredir, ilgili satır üzerinde iken Detay düğmesi tıklanarak seçeneklerden istenen işlem seçilip gerçekleştirilir.

Şekil 25 Ayrılacaklar Listesi

Room Change Listesi
İşlem tarihinde odasını değiştirmiş olan misafirlerin izlenebileceği listedir.Mouse ile sağ tıklama yapılarak RoomChange İptal seçimi yapılarak oda değişim işlemi iptal edilmiş olur.

Şekil 26 Room - Change Listesi

Break - Down Forecast
Başlangıç alanında seçim penceresi tıklanarak seçilen tarih değerine kadar mevcut olan Kahvaltı, Öğlen Yemeği ve Akşam Yemeği sayılarının günlere göre dağılımı gösterilir. SentezDelux Yükleme Programı / Ön Büro Parametreleri bölümünden Kahvaltı, Öğlen Yemeği, Akşam Yemeği gibi başlıklar tanımlanarak bu bölüme gelmesi sağlanır.
Yazdır düğmesi tıklanarak ekrandaki bilgilerin raporu alınabilir.

Şekil 27 Break - Down Forecast