Ön Büro
Bu modülde misafirlerin Check - In, Check - Out gibi
hareket işlemleri yapılıp doluluk oranları izlenebilir. Ayrıca Ön Büro;
folyo bilgilerinin takip edildiği, dökümlerinin alındığı, tahsilat ve
fiş işlemlerinin gerçekleştirildiği ana bölümlerden biridir. Bu bölümde
beklenen rezervasyonlu müşterilerin listesi alınarak Check - In işlemi,
ayrılacak müşterilerin listesi alınarak Check - Out işlemi gerçekleştirilir.
Oda durumları görülüp gerekli işlemler Room Rack ekranından
takip edilir.
Check – In
Otele giriş
(Walk -In) işlemlerini gerçekleştirmek için
kullanılır.
Şekil 1 Check - In Kartı
Misafir Sayısı
alanlarına konaklayacak misafir sayısı yazılır. Büyük kısmına
gelen büyük misafir sayısı; Çocuk kısmına gelen çocuk sayısı; Bebek kısmına gelen bebek sayısı yazılır.
Misafir No alanında
Kart butonu tıklanarak
Misafir Kartı ekrana getirilebilir ve
ekran üzerinde misafire ait bilgiler işlenebilir. Misafir kartında
tanımlamış olduğunuz bilgiler rezervasyon oda kartına otomatik olarak
gelir.
Misafir kartı önceden tanımlanmış ise; Misafir
No alanında Liste butonu
tıklanarak ekrana gelen Misafir Kartı Listesi üzerinden ilgili misafir seçilip
check-in kartına aktarılır.
B/Ç/B alanında
Büyük, Çocuk ve Bebek ayrımının yapılabilmesi için ilgili seçim yapılır.
Yaşı alanında
ilgili misafirin yaşı yazılır. Eğer çocuk ise, Acenta fiyat tanımlarında
bulunan ve kayıtlı olan çocuk yaş gruplamalarına göre özel fiyat
hesaplamakta kullanılır.
Özel alanında
misafire ait Özel bir kod
girilebilir.
Check
– In Kartı Konaklama Bilgileri bölümünde
Geliş
alanına
program tarafından günün tarihi ve saati otomatik olarak atanır. Bu
alanda isteğe bağlı olarak değişiklik yapılabilir.
Süre alanında
gün bazında konaklama süresi girilir Otomatik olarak girilen değer Ayrılış
Tarihi’ne etki eder.
Ayrılış Tarihi alanına
Misafirin konaklama gün sayısı girildiğinde otomatik olarak Check-out
tarihi gelir.
Oda Tipi alanında
seçim penceresi
tıklanarak gelen liste üzerinden
seçim yapılır. (Single Bed vb..)
Oda No
alanında Misafirin otelde konaklama yapacağı oda numarası yazılır,
alanda iken
Liste
butonu tıklanarak, ekrana gelen Boş Odalar Listesi üzerinden oda
seçimi yapılır. Oda No alanında
Kart butonu tıklanarak Oda Kartı ekrana alınıp, kart üzerinde
yeni kayıt veya değişiklik işlemi yapılabilir.
Acenta alanında
ilgili acenta Liste
butonu tıklanarak listeden seçilir. Önceden hiç bir Acenta Kartı
tanımlanmamış ise yapılacak işlem; Sentez Delux Programı /Acenta
Kartları seçeneğini seçtikten sonra ilgili acentaya ait olan bilgileri
girerek, F5 tuşu yada Kayıt butonunu tıklayarak
kaydetmektir.
Check-in Tipi alanında Misafirin niteliğine göre check-in tipi
belirlenir.( Normal, Complimantary, House Use)
Check
–In Kartı Mali Bilgiler Penceresi
Şekil 2 Check - In Kartı / Mali
Bilgiler
Pansiyon
Tipi alanında
pansiyon tür ürün seçimi yapılır.
Ana Folyo alanında
bu odaya ait hesabın takip edileceği Folyo Kartı, bu alan üzerinde iken
F4 tuşu yada Kart butonu tıklanarak açılır. Folyo kartının üzerine
bu odanın hesabını ödeyecek misafir ile ilgili bilgiler girilir.
Ekstra Folyo alanına
Check-in yapılan misafir veya kuruluşun önceden tanımlanmış bir
ekstra Folyo Kartı var ise bu alanda Liste butonu tıklanarak
ekrana gelen folyo kartı listesi üzerinden ilgili folyonun seçimi yapılabilir
veya yeni ekstra Folyo Kartı açmak için F4 tuşu yada Kart butonu tıklanır.
Dağıtım alanında
pansiyon fiyatının hesaplanmasında kullanılacak dağıtım şekli; Tutar veya Yüzde
şeklinde seçim butonu tıklanarak
listeden belirlenir.
Dağıtım Tutarı alanında “Dağıtım” kısmında
dağıtım şekli “Tutar”
olarak tanımlanmışsa pansiyon tutarı, “Yüzde” olarak tanımlanmışsa
pansiyon yüzdesi tanımlanır.
Sabit Gelirler
alanına SentezDeLux Programı / Sabit Gelir Tanımları bölümünde
tanımlanmış olan gelirlerin kod numaraları yazılır.
Örnek olarak otelinizde sadece
ilk gün için havlu ve bornoz parası alındığını düşünelim. Sabit
gelirler bölümüne havlu ve bornoz ile ilgili kod yazılır. Gün sonu işlemi
ile sabit gelirler bölümüne yazılmış olan meblağ kişinin folyosuna yazmış olduğunuz açıklama ile işlenir.
Döviz Cinsi alanında
açılan liste üzerinden gelen Döviz cinslerinden seçim yapılabilir.
Döviz Kuru
alanına Günlük olarak döviz kurları girildiği takdirde seçilen
döviz cinsinin ilgili tarihteki kuru otomatik olarak gelir. İsteğe bağlı
olarak farklı bir döviz kuru da girilebilir. Günün döviz kuru işlenmediği
takdirde, son girilen döviz kuru; bu alana otomatik olarak gelir.
Kişi Fiyatı
alanına Döviz cinsi alanında belirtmiş olduğunuz döviz cinsine göre
misafirin konaklama fiyatı yazılır.
Fiyat Tablosu alanına acentaların konaklamalarına
ilişkin SentezDelux Programı / Acenta Fiyat
Tabloları bölümünde tanımlanmış olan fiyat tablolarının tablo numarası yazılır, bu
alanda tanımlanmış olan Acenta Fiyat Tablolarının listesini almak için
Liste butonu tıklanabilir
veya Acenta Fiyat Tablolarını ekrana alıp
yeni tablo tanımlamak için Kart
butonu tıklanır. Fiyat tablo numarası belirtilmediği takdirde,
var ise acenta fiyat tanımı baz alınarak fiyat hesaplanır.
Fiyat Tipi alanında
konaklayan kişinin, konakladığı süre boyunca fiyat değişikliklerinden
etkilenip etkilenmeyeceği belirtilir.
Eğer Fiyat Tipi “Sabit” olarak belirlenirse konaklama süresince
pansiyon ücreti değişmez. Eğer “Değişken” olarak belirlenirse,
konaklama süresince yapılan fiyat değişiklikleri misafiri etkiler.
Kur Tipi
alanında Fiyat tipi alanında olduğu gibi, konaklama süresince döviz
kurunun sabit veya değişken olup olmadığı
listeden belirlenir.
“Sabit”
seçildiğinde Konaklama süresince
meydana gelen kur değişiklerinden döviz kuru etkilenmez.
”Değişken” seçildiğinde Döviz kuru
Kur değişikliklerinden etkilenir, bunun için döviz kurlarının günlük
olarak işlenmesi gerekir.
Check
– In Kartı Genel Bilgiler Penceresi
Şekil 3 Check - In Kartı / Genel
Bilgiler
Açıklama
alanına girilmek istenen bilgiler yazılır.
Market alanı
yapılan seyahatin cinsini (iş, turistik vb..) belirlemek amacı ile kullanılır.
Milliyeti alanında
seçenekler arasından seçim yapılır. Bu seçime göre milliyet raporları oluşturulur.
Dili alanına milliyeti alanında dili
değeri
tanımlanmış ise otomatik olarak gelir yada seçeneklerden seçim yapılır.
Özel Kodlar alanlarına
Check-in kartına ilişkin özel kod tanımlamaları yapılır.
Voucher No alanında var ise numarası girilir.
Safe Box alanına
Misafirin otelde kiraladığı kasa varsa, kasa numarası yazılır.
Kasa numarası yazılması halinde, check – out sırasında “Safe
anahtarını geri almayı unutmayınız!” şeklinde bir uyarı gelecektir.
Oto Plaka, Bagaj alanlarına varsa gerekli bilgiler yazılır.
Check
–In Kartı Oda Özellikleri Penceresi
Oda özellikleri
bölümünde Misafirin arzu ettiği Odaya göre istenilen seçenekler işaretlenir.
Şekil
4 Check - In Kartı / Oda Özellikleri
Misafirin istekleri doğrultusunda oda özellikleri alanlarında seçimler
yapıldıktan sonra Oda No alanında iken Liste butonu tıklanırsa duruma
uyan Odaların Listesi ekrana alınır. Böylece Oda tipine ve Oda özelliklerine
uygun oda seçimi gerçekleşmiş olur.
Şekil 5 Check - In Kartı / Bos Odalar Listesi
Örneğin
Sigara İçilmez tıklanıp Oda No alanında Liste butonu tıklanırsa
SentezDelux Programı / Oda Kartları bölümünde
tanımlanan Sigara İçilmez özelliğinde olan odaların listesi ekrana gelir. Seçim butonu
tıklanarak da misafirin isteği doğrultusunda
oda seçimi yapılabilir.
Tanımlanmış olan Check-In kartını kayıt etmek için F5 tuşu
yada Kayıt
butonu tıklanır. Acenta seçildiğinden dolayı “Extra folyo açacak
mısınız?” şeklinde bir ibare ekrana gelir. İsteğe göre Evet
yada Hayır cevabı verilir.
Check - In Değişiklik ve İptal
Check - In Listesi üzerinde iken
mouse ile sağ taraf yada Detay butonu tıklanarak Oda bilgisi (F4) seçeneği
seçilir. Ekrana gelen Check - In Kartı üzerinde değişiklik yapılmak
isteniyorsa ilgili düzenlemeler yapılıp Kayıt butonu tıklanarak kaydedilir.
Check -In iptal edilmek isteniyorsa İptal butonu tıklanır yada F6 tuşu ile
silme işlemi yapılır. Silme işlemi sadece işlem tarihinde gerçekleştirilebilir.
Şekil 6 Check - In Kartı
Room
Change
Check - In Listesi yada Room Rack
üzerinde iken sağ taraf tıklanarak yada Detay butonuna basılarak Room
Change (CTRL + R) seçilir.
Şekil 7 Room Change
Room Change formunda Eski Oda alanı değiştirilemez bilgi olarak görünür.
Yeni Oda alanına değiştirilecek oda numarası yazılır. Tamam butonu tıklanarak
Oda değişim işlemi onaylanır.
Check - Out
Check-Out
işlemi; Room Rack ekranında mouse ile sağ tıklama yapılarak
yada Detay butonu tıklanarak Check-Out(F8) seçildiğinde
gerçekleştirilebilir.
Şekil 8 Room Rack
Ayrıca Check - In Listesi üzerinde iken
sağ tıklama yada Detay butonu tıklanarak Check - Out
(F8) seçeneği seçilirse Check Out işlemi başlatılır.
Şekil 9 Check - Out
Check - Out ekranına işlem tarihi otomatik olarak gelir.
Ana Folyo ve Ekstra Folyo alanlarında seçim penceresi tıklanarak
folyodaki borçların nakit mi kredili mi olarak ödeneceği seçilir.
Ödeme Detayları alanında misafire ait ödeme döviz üzerinden yapılacaksa
Döviz Cinsi ve Tipi seçilir. Check
- Out esnasında misafirin almak istediği belgeler (Folyo ve Fatura) isteğe
bağlı olarak işaretlenir.
Check - Out işlemi için Tamam butonu tıklanır. "Ana Folyo kapatılsın
mı?" sorusuna "Evet" yada "Hayır" cevabı
verilerek geçilir. Alınacak belgeler kısmında Folyo ve Fatura işaretlenmiş
ise ekrana ilk olarak
Folyo Ayarları gelir.
Şekil 10 Folyo Ayarları
Folyo ayarlarından sonra Check-Out işlemi gerçekleşen kişiye ait Fatura
Bilgileri ekranda görülür. Bu ekran alındıktan sonra misafirin isteğine
bağlı olarak Yazdır butonu tıklanarak çıkışının alınması
gerçekleştirilir.
Şekil 11 Fatura
Check – In Listesi
Ön
Büro menüsünden Check-In Listesi seçildiğinde ekrana ilk olarak Check-In
Filtresi gelir, bu filtre sayesinde bilgilere daha çabuk ve rahat ulaşılabilir. (
Geliş Tarihi, Ayrılış Tarihi, Oda Tipi vb. )
Şekil 12 Check - In Fitresi
Check-In Filtresinde, işlem yapılan tarihte otelde konaklayanların
listesini almak için Konaklayanlar butonu; belirtilen tarihte otele
gelen kişilerin listesini almak için Gelenler butonu, belirtilen
tarihler arasında otelden ayrılan kişilerin listesini almak için Çıkanlar
butonu tıklanır.
Şekil 13 Check - In Listesi
Ekrana alınan Check – In
listesi üzerinde mouse'un sağ tarafı yada
Detay butonu tıklanarak gelen listeden seçim yapılabilir.
Oda Bilgisi (F4)
İstenilen
Check-in kaydına ait olan Check-In Kartı ekrana taşınır.
Room
Change (Ctrl + R)
Oda
değişikliği yapmaya yarar. Değişiklik yapılacak oda üzerine
gelindikten sonra Room Change veya CTRL+R tuşuna basılır. Gelen
menüye oda numarası yazıldıktan sonra Tamam tuşuna basmak Oda Değişikliğini yapmak için yeterlidir.
 |
Oda değişikliği yapılırken misafir dolu bir odaya yerleştirilmek istendiği takdirde bu Room Change işlemine program tarafından değişiklik hakkı verilmez. Boş bir oda seçimi yapılarak Room Change işlemi gerçekleştirilir. |
Ana
Folyo Bilgisi (F6)
Ekrana
ilk olarak Folyo Filtresi gelir. Gerekli filtrelemeler yapıldıktan
sonra Tamam butonu tıklandığında
Ana Folyo Dökümü ekrana alınır.
Ekstra
Folyo Bilgisi (Shift + F6)
Kişiye ait ekstra
bir folyo var ise Ekstra Folyo Bilgisi seçimi yapılarak
yada SHIFT+F6 tuşlarına basılarak
ekran dökümü alınır.
Fiş
İşlemleri (Ctrl + F)
İlgili fiş kartı
açılır. Yapılan harcamalar için fiş girişi yapılıp Kayıt butonu
tıklanarak kaydedilir.
Tahsilat
İşlemleri (Ctrl + T)
Misafir tahsilat işlemleri yapılır. Bu işlem ile kişinin
ödenmiş olan nakit tutarları
folyo bilgisinden düşer ve ödenmiş olarak gözükür.
Depozito İşlemleri (Ctrl+D)
Bu alan üzerinde tıklama yapıldığında Depozito Fişi ekrana
getirilir.Depozito Durumu alanı seçildiğinde ekrana ilgili kayıt
için uygulanmış olan depozito miktarları görüntülenir.
Misafir
Mesajları (F7)
Misafir Mesajları Listesi
açılır. Yeni butonu tıklanarak Misafirlere ait olan misafir mesajları
doldurulur. Tamam butonu ile girilen Tarih, Saat ve Mesaj kaydedilir.
Uyandırma
(Shift + F7)
Uyandırma Bilgileri
penceresi açılır.Misafirlerin istekleri doğrultusunda
+ butonu tıklanarak
Uyandırma Tarih ve Saati girilir. Kaydedilerek Çıkış butonu ile Uyandırma
Penceresinden çıkılır.
Check
– Out (F8)
Misafir otelden ayrılacak ise Check-out seçeneği
ile Check-out işlemi başlatılır.
Oda Askıya Al (F10)
Örneğin Otelde kalan bir müşterinin
olduğunu varsayalım. Cumartesi ve Pazar günleri gelemeyeceğini
iletti fakat Pazartesi günü tekrar otele dönüş yapacak. İşte
bu tip müşteriler için yapılması gereken şey "Oda Askıya
Al" özelliğidir.
Böylelikle Cumartesi ve Pazar günü oda satılıp Pazartesi günü tekrar
eski müşteriye verilir.
Tarihçesi alanında Check-in
kartı üzerinde yapılmış olan değişiklikler bu alana yansımakta ve değişiklik
yapılmadan önceki değerleri göstererek tarih, saat olarak bilgilendirir.
Check-in Seç(CTRL + S)
Ana folyo ve Ekstra folyo birleştirme işlemleri için kullanılan Check-In
Seç seçeneği ile tüm
folyoları, sadece ana folyoları, yada sadece ekstra
folyoları birleştirmek birer birer mouse ile seçerek mümkündür.
Hepsini Seç (CTRL + A)
Hızlı bir biçimde tüm odaları seçmek ve Ana folyo ile Ekstra folyoları birleştirme işlemleri için
kullanılan
Hepsini Seç seçeneği ile tüm
folyoları, sadece ana folyoları yada ekstra folyoları birleştirmek mümkündür. Birleştirilecek olan folyolar belirli bir özel kod altında toplandıktan
sonra filtre aracılığı ile Hepsini Seç seçilir ve hızlı bir
biçimde seçim işlemi yapılır.
Ekran
Öndeğerleri (SHIFT+F10)
Rezervasyon
listesi üzerinde yapılmış olan değişiklikler ekran öndeğerleri seçildikten
sonra ilk haline dönmektedir.
Oda
Bakiye Lis
Oda
bakiye listesi sayesinde otelde kalan müşterilere ait hem oda fiyatları
hem de folyo numaraları ile folyo bakiyeleri görülebilir.
Şekil 14 Oda Bakiye Listesi
Detay
butonu tıklanarak Check – In
Bilgisi(F4), Folyo İşlemleri (F6), Ekstra Folyo İşlemleri(Shift +
F6), Fiş İşlemleri(Ctrl + F), Tahsilat İşlemleri (Ctrl +
F),
Check – Out (F8) işlemlerine
ulaşılıp istenilen düzenlemeler yapılır.